任务4　在表中添加现有字段

任务描述

在任务3 中创建了“系别”表，其中包含“系别编号”和“系别名称”两个字段。“系别”表中信息将在“班级”表和“教师”表中引用，这样处理的好处是不必重复输入系别信息，可以避免数据冗余。在本任务中，使用数据表视图在“成绩管理”数据库中创建“班级”表，并将“系别”表中的“系别编号”字段添加到“班级”表中。

实现步骤

（1）在Access 2007中，打开“成绩管理”数据库。

（2）在功能区中选择“创建”命令选项卡，然后在“表”命令组中选择“表”命令。

（3）在“数据表”视图中，双击ID字段列，将字段名更改为“班级编号”；添加一个新字段并命名为“专业名称”；将“班级编号”和“专业名称”字段的数据类型都设置为“文本”。

（4）在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中选择“添加现有字段”命令，随即会显示“字段列表”窗格，单击“系别”表名旁边的加号以显示该表中的字段列表，如图2.17所示。

（5）将所需的“系别编号”字段，从“字段列表”窗格拖动到数据表视图中打开的表中；当插入行出现时，将该字段放到“班级编号”与“专业名称”字段之间，如图2.18所示。

（6）此时将启动“查阅向导”，“系别编号”字段已出现在“选定字段”列表框中，如图2.19所示；在“可用字段”列表框中单击“系别名称”字段，然后单击按钮，将该字段也添加到“选定字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮，如图2.20所示。

（7）在如图2.21 所示的“查阅向导”对话框中，可选择字段的排序次序，由于现在不需要排序，可直接单击“下一步”按钮；在如图2.22 所示的“查阅向导”对话框中，选中“隐藏键列”复选框，以便不在列表框中显示“系别编号”字段的值，并通过拖动或双击列的右边 来调整列宽度，然后单击“下一步”按钮。

（8）在如图2.23 所示的“查阅向导”对话框中，将查阅列的标签（也是所添加字段的名称）设置为“系别编号”，然后单击“完成”按钮；在如图2.24 所示的“另存为”对话框中将新创建的表命名为“班级”，然后单击“确定”按钮。

（9）完成“查阅向导”后，“系别编号”字段显示在数据表视图中的表中，该字段用下拉列表框控件来显示，其中包含已在“系别”表中添加的系别名称，实际上存储的则是相应的系别编号值，如图2.25所示。

（10）在状态栏上单击“设计视图”按钮，以切换到表的设计视图，选择“系别编号”字段，在“字段属性”中将其“标题”设置为“系别”，如图2.26所示。

（11）选择“系别编号”字段，在“字段属性”中选择“查阅”选项卡，可看到该字段的“显示控件”为“组合框”，“行来源类型”为“表/查询”，“行来源”则是一个SELECT语句，如图2.27 所示；在状态栏上单击“数据表视图”按钮，以切换到“数据表”视图，然后向“班级”表中输入一些数据。在输入数据过程中，“系别”字段值可从列表框中选择，其他字段的值则需要使用键盘来输入，如图2.28所示。

（12）在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中选择“关系”命令，可在“关系”窗口中看到“系别”表与“班级”表之间已通过“系别编号”字段关联起来，如图2.29所示。

知识与技能

如果数据库包含多个表，则可以将另一个表中的一个字段添加到当前正在处理的表中。数据库中的一些表相互关联是很常见的。在关系数据库中，可将信息存储在不同的基于主题的表中，然后定义关系，以便根据需要向数据库管理系统提供组合在一起的信息。在Access 2007中，可以通过从另一个相关表（或另一个尚未创建关系的表）中添加字段的方法来创建新字段。可以使用“字段列表”窗格添加该字段，该窗格显示了数据库其他表中的可用字段。

从一个无关联的表中拖动一个字段并完成“查阅向导”时，会在“字段列表”窗格中的表和当前正在处理的表之间自动创建一对多关系。

当添加现有字段时，该字段被设置为查阅列，该列通过组合框控件显示字段值。如果为查阅列选择了多个字段，并且将主键字段隐藏起来，则组合框中显示的值并不是字段中存储的值。例如，在本任务中，将“系别”表中的“系别编号”字段添加到“班级”表中，查阅列的组合框中显示的是“系别名称”字段值，相应字段中实际存储的则是“系别编号”字段值，在这种情况下为“系别编号”字段的标题设置为“系别”更为合适。