2.3 任务实施

2.3.1 编制“职工个人信息表”

编制如图2-1所示的“职工个人信息表”。表格制作属于Word初级内容，在此不再详细介绍。

2.3.2 创建表格窗体

窗体是一种结构化的文档，其中留有可以输入信息的空间，用户只能在这些空间内输入信息或进行选择，而不可更改别的内容。利用系统提供的“内容控件”功能，为表格创建窗体，并设置窗体保护，主要目的是规范化表格，提高填表的效率和准确率，防止修改表格本身的内容。

1．显示【开发工具】选项卡

Word窗体工具和控件位于【开发工具】选项卡，要使用控件创建窗体，首先需要在功能区中显示【开发工具】选项卡。方法如下：

选择【文件】→【选项】命令，弹出【Word选项】对话框。在“自定义功能区”→“主选项卡”对应选项列表中勾选“开发工具”复选框，如图2-3所示。确定后，顶部功能区中已显示【开发工具】选项卡，如图2-4所示。

相关知识

什么是结构化文档？

结构化文档是这样一种文档，可以控制在何处显示内容、显示何种类型内容及能否编辑此内容。如：

法律公司的一些文档，包含用户不应更改的法律用语；

只允许用户输入标题、作者和日期的计划书封面；

客户数据包含在预定义区域中的票据套印。

2．内容控件

“内容控件”是文档中的实体，是用于充当特定内容的容器。单个内容控件可以包含格式化文本的日期、列表或段落等内容。内容控件主要功能是帮助用户创建丰富、结构化的内容基块，再将明确定义的基块插入文档的模板中，从而创建结构化文档。Word 2013包含如图2-5所示的九种内容控件。

（1）格式文本。“格式文本”控件提供一个区域，用户可以在其中输入格式文本，如中西文字、数字号码等文本。

（2）纯文本。“纯文本”控件提供一个纯文本区域，其中不包含格式，与格式文本的区别是格式文本可对其内容设置格式，纯文本可多行输入。

（3）下拉列表。“下拉列表”控件仅提供一个预设选项列表，可设置多个下拉列表选项供用户选择。此控件是使用得较多的内容控件，可实现高效、规范输入。

（4）组合框。“组合框”控件用来组合预设选项和用户条目，与下拉列表的区别是组合框不仅能实现在列表中选择，还能根据需要手动输入列表中没有的内容。

（5）图片内容。可以在“图片内容”控件中插入或粘贴图片。

（6）日期选取器。“日期选取器”控件提供一个下拉菜单，可以使用日历选取日期。

（7）复选框。“复选框”控件提供多项可选择的内容，可同时选取多个选项。

（8）重复分区。“重复分区”控件是Word 2013新增的内容控件，相当于一个模板，对同一主题的内容进行分区，分区中可以放置文字、图片、形状、表格等对象，每个分区相对独立，修改后互不影响。

（9）构建基块库。“构建基块库”控件提供一个“构建基块”下拉菜单，这样能选择的样板文件和其他预设文本就比使用其他控件所选的要多，在使用复杂窗体时很方便。

相关知识

“内容控件”是Word 2007版新增的功能，之前版本的旧式控件都包含在“旧式工具”控件中，如图2-6所示。可见，“旧式工具”包含有“旧式窗体”和“ActiveX控件”。

“旧式工具”控件用于访问Word 2003（及更低版本）中的旧式窗体工具和ActiveX工具。

3．在表格中插入控件

表格中需要填写的内容有多种类型，有的需要填写文本数据，有的需要填写日期，有的需要输入多行文本，有的需要从提供的列表中选择选项，有的需要读入图片等。根据内容的类型，选择合适的“内容控件”应用到“职工个人信息表”表格中，如图2-7所示。

（1）在单行的文本数据单元格中插入“格式文本”控件。将光标定位在待插入控件的单元格中，单击【开发工具】→【控件】→【格式文本内容控件】按钮，即可在单元格中插入该控件。“格式文本”控件占位符显示状态如图2-8所示，设计模式下的控件占位符如图2-9所示。

“职工个人信息表”中插入“格式文本”控件的单元格有“姓名”“职工编号”“身份证件号”“籍贯”“出生地”等。

（2）在文本类别明确的单元格中插入“下拉列表”控件。“职工个人信息表”中插入“下拉列表”内容控件的单元格有“身份证件类型”“政治面貌”“职工类别”“所在部门”等。“下拉列表”控件占位符显示状态如图2-10所示。

（3）在文本类别基本明确的单元格中插入“组合框”控件。“组合框”控件针对的正是下拉列表中选项不够全面的情况，使用“组合框”控件，用户不仅可以选择列表项，还可以根据需要手动输入列表中没有的内容。“职工个人信息表”中插入“组合框”内容控件的单元格有“民族”“单位性质类别”等。

（4）在需要填写日期的单元格中插入“日期选取器”控件。插入控件的操作同上，插入的“日期选取器”控件及下拉框显示状态如图2-11所示。

（5）插入“图片内容”控件。在单元格中插入“图片内容”控件，并设置其大小为高4.42厘米，宽3.52厘米，设置方法与设置图片的大小相同。“图片内容”控件容器的大小与用户插入图片的大小相同，如图2-12所示。

（6）在填写内容较多的单元格中插入“旧式工具”中的“文本框”控件。如“职工个人信息表”中“主要工作业绩”单元格需要填写内容较多，可使用“文本框”控件。将光标定位在“主要工作业绩”单元格中，单击【开发工具】→【控件】→【旧式工具】→【ActiveX控件】→【文本框】按钮，即可在单元格中插入一个“文本框”控件。

4.设置控件属性

1）设置“格式文本”控件属性

以“职工个人信息表”中“基本信息”栏下的“职工编号”这个“格式文本”控件的属性设置为例。选中需设置属性的控件，单击【开发工具】→【控件】→【属性】按钮，打开【内容控件属性】对话框，如图2-13所示。

“常规”选项组中，设置“标题”为“职工编号为6位，如：ND0001”，设置“标记”为“职工编号”；“显示为”为“边界框”。设置后，非设计模式和设计模式状态下“标题”的显示状态分别如图2-14和图2-15所示。设置的“标题”可作为用户输入内容时的提示信息。

勾选“锁定”选项组中的“无法删除内容控件”复选框，以保证在输入窗体内容时不会把内容控件误删除。建议所有控件都设置此项。

相关知识

设计模式。

“内容控件”的编辑和完全访问，必须在“设计模式”下完成。单击【开发工具】选项卡中的【设计模式】按钮，即可进入设计模式。例如，如果某个“内容控件”因受保护而不能删除，则只能在设计模式下删除。占位符文本也只能在设计模式下更改。

2）设置“下拉列表”控件属性

以“职工个人信息表”中“基本信息”栏下的“身份证件类型”这个“下拉列表”控件的属性设置为例。将光标定位到插入控件的单元格中，单击【开发工具】→【控件】→【属性】按钮，打开【内容控件属性】对话框，如图2-16所示。

“常规”选项组中设置“标题”为“请选择身份证件类型”，可作为用户输入时的提示信息。

“下拉列表属性”列表框设置是该控件的关键，在其中可以添加“身份证件类型”下拉列表中包含的选项。单击“下拉列表属性”列表框右侧【添加】按钮，弹出如图2-17所示对话框，在“显示名称”文本框中输入列表选项，如“居民身份证”，单击【确定】按钮，即可添加一个列表选项。重复操作依次添加下拉列表的各选项。

可以通过右侧【添加】【修改】【删除】【上移】【下移】按钮对已添加的列表选项进行各种编辑操作。

“职工个人信息表”中各下拉列表项及对应内容如表2-1所示。

3）设置“组合框”控件属性

“组合框”控件与“下拉列表”控件属性设置方法基本相同，如图2-18所示，区别在于前者除了可以在列表中选择之外，还能自行输入内容。本任务表格中有两处用到组合框控件，一是“民族”选项，二是“单位性质类别”选项。这种情况下，建议在属性对话框中设置“标题”内容，以提示用户可自行输入。

4）设置“日期选取器”控件属性

按照上述方法打开日期选取器【内容控件属性】对话框，如图2-19所示。此控件关键是对“日期显示方式”的设置，即设置想要显示的日期格式。本任务表格中所有日期都设置了“yyyy'-'M'-'d”显示格式。

5）设置“图片”控件属性

打开图片【内容控件属性】对话框，设置“标题”为“图片大小要求为高4.42厘米，宽3.52厘米”，如图2-20所示。

填写信息尤其是网上填写，一般会对上传图片有规格要求，比如：要求JPG格式，图片大小不能大于30KB，以及要求图片的宽、高等。但是往往用照相设备或手机拍下的图片都比较大，不符合上传要求，那么，怎么在不损坏图片质量的情况下快速修改图片大小呢？下面介绍两种使用Photoshop修改图片尺寸的方法。

方法一：

①查看“照片-原图.png”文件的属性，如图2-21所示；可以看到当前文件大小为395KB，占用空间为396KB。

②使用Photoshop打开“照片-原图.png”文件。

③选择【图像】→【图像大小】命令，打开【图像大小】对话框，可见当前图片大小为宽度519像素，高度612像素。而图片要求高度、宽度为4.42厘米、3.52厘米，需要先将厘米换算为像素，1厘米大约等于28个像素，而且像素必须为整数，经过计算，要求的宽度、高度分别应为99像素、124像素。设置后如图2-23所示。

④对话框中的“重定图像像素”复选框要勾选；如果需保证图片纵横比不变，需要勾选“约束比例”复选框。

⑤选择【文件】→【存储为】命令，在打开的【存储为】对话框中设置文件的保存类型和文件名，如图2-24所示。

⑥可以看到处理后的照片大小变为25KB，如图2-25所示。

相关知识

为什么同一文件，其大小和占用空间不一样呢？文件的大小其实就是文件内容实际具有的字节数，它以Byte为衡量单位，只要文件内容和格式不发生变化，文件大小就不会发生变化。但文件在磁盘上所占空间却不是以Byte为衡量单位的，它的最小计量单位是“簇（Cluster）”。比方说一个文件是5KB，然而该硬盘上每个簇的大小是4KB，那么这个文件显然要占用两个簇，文件占用的空间就是8KB，而不是5KB，也就是说文件要占用整数个簇，如果文件没有填满某个簇，也算占用了一个簇。

方法二：

①使用Photoshop打开“照片-原图.png”文件。

②选择【文件】→【存储为Web和设备所用格式】命令，打开【存储为Web和设备所用格式】对话框，选择对话框左上方的【优化】选项卡，在右上方设置文件类型，单击右下方【图像大小】后的，然后设置图像大小，如图2-26所示。

③单击【存储】按钮，打开【将优化结果存储为】对话框，设置图像文件名和格式，如图2-27所示。

6）设置旧式工具“文本框（ActiveX）”控件属性

①将光标定位到文本框控件中，单击【开发工具】→【控件】→【设计模式】按钮，使当前处于“设计模式”状态；这时，其下的【属性】按钮变为可用。

②单击【属性】按钮，打开【属性】窗格。

③切换到【按分类序】选项卡，将“滚动”下的属性“ScrollBars（滚动条）”设置为“2-fmScrollBarsVertical（垂直滚动条）”。

④将“行为”下的属性“MultiLine（多行）”设置为“True”，如图2-28所示。

⑤将“杂项”下的属性“Height（高度）”和“Width（宽度）”设置为文本框高度、宽度值，如图2-29所示。其他属性保持默认值。

2.3.3 设置窗体保护

为表格创建好窗体后，下一步需要使用编辑限制功能对窗体进行保护。窗体保护的目的是仅允许他人在文档中进行“填写窗体”操作，而不允许进行窗体外内容的修改。Word的编辑限制功能可以对文档中某些区域进行保护，限定他人只能在规定区域进行编辑操作。

（1）打开要保护的窗体文档。

（2）打开“限制编辑”任务窗格。单击【开发工具】→【保护】→【限制编辑】按钮，打开【限制编辑】任务窗格，如图2-30所示。

（3）设置编辑限制。在【限制编辑】任务窗格的“2.编辑限制”下，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框。在“2.编辑限制”下拉列表中选择“填写窗体”选项，即仅允许他人在文档中进行填写窗体操作，如图2-31所示。

注意：若按钮为灰色不可用状态，说明当前是“设计模式”，应取消设计模式。即设计模式下不能启动窗体的强制保护。

（4）启动强制保护。在【限制编辑】任务窗格的“3.启动强制保护”下单击按钮，打开【启动强制保护】对话框，输入“新密码”和“确认新密码”，单击【确定】按钮，如图2-32所示。

至此，基于窗体控件的规范表格制作完成。

（5）取消保护。如果要对被保护的文档进行审阅或修改，必须先取消保护。

打开受保护的窗体文件。打开【限制编辑】任务窗格，如图2-33所示，单击【停止保护】按钮。在弹出的【取消保护文档】对话框中输入之前设置的保护密码，如图2-34所示，单击【确定】按钮即可。